センスのいい資料を作れる人・そうでない人との差
✍️記事要約
居眠り上司にガツンと一発！驚きのデザイン術
リモートワークが浸透し、社内外を問わずオンラインでプレゼンする機会が増えた。便利な一方で聞き手がミュートやビデオオフで反応がないために「伝わっていないかも……」と不安になることは多い。画面の向こうで眠っている可能性すらある。相手の眠気ではなく興味を引き出すにはどうすればいいか。戦略デザインコンサルタントのウジトモコ氏は、オンラインに最適化した画面映えする資料や、伝えたいことを的確に伝えるプレゼンの方法があると言う。
■ オンラインのプレゼンは｢記憶に残る語り｣が重要
そもそも対面とオンラインのプレゼンテーションでは、何が違うのだろう。端的に言えば「伝えられる情報量に差がある」とウジトモコ氏は指摘する。
「対面では、人の雰囲気や空間全体が印象を左右することもあります。おしゃれな会議室やアットホームなコミュニケーションなど、プレゼンの前後も含めて好印象につながるわけですが、オンラインだとそれが難しい。PC画面という限られた範囲で、伝えたい情報を的確に伝え、狙いどおりの印象を伝えるには、対面とは異なる計算が必要になると思います」
では、肝心なプレゼンはどうすればいいのか。ウジトモコ氏は「記憶に残る語りが重要」と説明する。
「まずは伝えたいポイントを絞って相手を引き込むように語る必要があります。ただし、画面の大部分を占めるのは投影資料です。その語りを援護する資料の用意も欠かせません。しかし、そこで注意すべきことがあります。伝えたいことを資料に詰め込みすぎてそれを説明するだけになってしまうと、相手は理解が追いつかず、援護するどころかいつの間にか上の空になってしまう。資料は話の内容と呼応していないと十分な価値を発揮しないんです」
■ 相手を覚醒させる｢脱・残念資料｣3つのコツ
では、どのような資料なら「力強い援護」が可能になるのか。
「最も重要なのは情報の引き算です。前述のとおりシンプルな資料でないと話が入ってこない、重苦しい残念な資料になってしまうかもしれません。グラフを複数並べたり、余白をつくらないように1シートに事細かに説明文を記載したりしてしまった経験はないでしょうか。
心に響くフレーズや写真1枚に凝縮して強調したり、数字やエビデンスをシンプルかつ明確に記載したりする『1シート1トピック』の意識が大事。実は、情報整理は慣れないと負担が大きくなってしまう作業なので、まずはプレゼン全体を通していちばん言いたいことを語る『決めぜりふのシート』だけインパクトがあるものにするといいです」
とくにPC画面という限られた範囲からしか情報を伝えられないオンラインのプレゼンでは、情報を取捨選択するプロセスをしっかり踏むことが肝になる。
「インパクトのある1枚、というと文字に影や装飾をつけたり、文字を枠で囲んだり、背景に模様を入れたりと、デザインの要素を盛り込んで華やかにすることだと考える人もいるかもしれません。しかし、伝えたいことを印象づけるには実は無駄な装飾は省くことのほうが重要です。とくに小さなPC画面においては、装飾自体が余計な情報となってしまうことも少なくないんです」
さらに、色彩の統一も伝えたいことを際立たせるために有効です。目安としては3色以内に収めること。感性ではなく、戦略的にレイアウトやデザイン、色を選ぶように意識してみてください」
■ 映える資料を作れる無料ツールが強い
プレゼンの中身を洗練させるためには、実はツール選びも重要な戦略。前述のポイントを押さえていざ資料作成を始める際、「伝えたい情報を絞っても、アウトプットするとき、デザインや構図の決め方に頭を悩ませる人は多い」とウジトモコ氏は言う。
そこでウジトモコ氏が勧めるのは「テンプレート」の活用。例えば、豊富なデザインのテンプレートが充実している「Adobe Creative Cloud Express」（以下、Adobe Express）だ。
Adobe Expressは幅広いビジネスパーソンが使いやすいように設計されている、いわばスターターキットのような新ツール。写真やデザイン、動画までプレゼン資料作りに役立つ機能が網羅されている。しかも、無料で使えるところも魅力だ。
テンプレートに使われている写真を、プレゼンで使いたい製品写真などに置き換えるだけで、背景の削除も簡単にできる高性能な切り抜き機能が用意されているため「決めの1シート」のクオリティーは一気に上がる。
さらに、Adobe Stockとも連携しているため1億6000万点を超えるロイヤルティフリー画像の一部を無料で使用することができる。キーワード検索で欲しい画像を見つけやすいため、「1シート1トピック」に活用できるキービジュアルも探しやすい。
デザインに適したカラーパレット（色の組み合わせ）を自動で生成してくれる機能も。感覚に頼らずに済むため、配色のハズレを防げる。ウジトモコ氏の色彩の統一テクニックを実践する際にも大きな助けとなるだろう。
「デザインに難しさを感じているビジネスパーソンは少なくないです。Adobe Expressはデザインの初心者でも使いやすい機能が充実しているので、今回お伝えしたテクニックを意識しながら使ってみると、効率的にレベルアップできるはずです」
相手に伝わる資料作りは、自分の頭の中を整理することにも役立つというウジトモコ氏。自社製品やサービスを違う角度から見直す発見にもなることから、ひいては営業力やマーケティング力の向上も期待できる。テクニックとツールがそろえば向かうところ敵なしの状態で、自信を持ってオンラインのプレゼンに挑めるはず。聞き手を夢中にさせるプレゼンに格上げして、ライバルに差をつけよう。
◇ ◇ ◇
