頭のいい人が上司にメールするとき、大切にしていること
✍️記事要約
「自分の考えていることが、うまく人に伝えられない」「人とコミュニケーションをとることに、苦手意識がある」と悩む方は多くいます。しかし、その悩みこそ「相手とよい関係を築き、人を動かす」ための第1歩に変えられるのです。『超完璧な伝え方』の著者、4代目バチェラー・黄皓氏による「誰とでもスマートに人間関係を築く」ための簡単なテクニックを紹介します。
■ メールは「早さと量」で差をつける
上司や取引先とはどのようにメールでコミュニケーションを取るべきでしょうか。
尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく使うことは大前提として、それ以上に大切なのは返信の早さです。
返信の早さは関心度に比例します。
返信が早いほど「自分のことを重要に思ってくれている」と相手に感じてもらえます。
誰にでもできることですが、実はできていない人も多いので、返信の早さだけで一定の信頼を得られます。メールやメッセージにあふれる現代の特徴です。
また、絵文字がつけられない相手に対しては、文字数を増やすようにしましょう。
たとえば、何かご馳走になったあとにメールでお礼を伝えるときに「本日はごちそうさまでした。ありがとうございました」では不十分です。
本当に「ありがとう」と思っているのか、社交辞令なのか相手には伝わりません。
感謝の気持ちを伝えるためにも、文字数はできるだけ増やしましょう。
「本日はありがとうございました。お食事、とてもおいしくて感動しました。ご馳走になってしまい恐縮です。○○さんのお話も非常に勉強になりました。色々なお話ができて、本当に嬉しかったです。誠にありがとうございました」
■ ポイントは、自分の感情を言葉にすることです。
「おいしい」「感動した」「嬉しい」というポジティブな感情表現はとくに文字を増やしましょう。また、「ありがとうございました」は冒頭だけでなく、文末にも入れて繰り返しています。
テキストで感情を伝えるのは口頭よりも労力がかかりますが、その手間さえ惜しまなければ相手の印象にもしっかり残るものです。
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